为深化政法智能化建设，加强“智慧治理”“智慧法院”“智慧检务”“智慧警务”“智慧司法”等信息平台建设，深入实施大数据战略，实现科技创新成果同政法工作深度融合。法制日报社已连续举办了六届“政法智能化建设技术装备及成果展”。

　　作为装备展配套活动，法制日报社于今年3月继续举办了2023政法智能化建设创新案例及论文征集宣传活动，活动征集了“智慧治理”“智慧法院”“智慧检务”“智慧警务”“智慧司法”创新案例、方案、产品、论文，6月25日结果揭晓发布。入选的各类创新案例、方案、产品、论文在7月10日至11日举办的成果展上进行了集中展示，并已编辑整理成册——《2023政法智能化建设创新案例及论文汇编》。

　　该汇编分为智慧治理篇、智慧法院篇、智慧检务篇、智慧警务篇、智慧司法篇五个篇章，为政法信息化、智能化建设提供及时、准确、 实用的资讯信息与经验观点。

　　应广大读者要求，我们特开辟专栏，分别将部分创新案例、创新方案、创新产品、创新论文进行展示，敬请关注！

　　以下推出的是《智慧法院篇 | 创新论文之“双轨制下如何实现‘一键归档’”》

　　

　　双轨制下如何实现“一键归档”

　　张 欣 赵迎超

　　江苏省徐州市中级人民法院

　　【摘 要】：全国各级法院在全流程无纸化实践中形成了各具特色的双轨制应用，因其能在实现诉讼材料双向发展同时，按需自由切换线上线下审理流程，满足了审判业务和技术发展需求。“一键归档”对于实现双轨制运转下电子卷宗全流程管理、打通卷宗数字化“最后一公里”、推动办案智能化、提高归档效率都具有重要意义。本文在双轨制运转背景下重新审视案件归档工作,从使用习惯、载体差异、制度机制、流程再造、模式创新、资源共享、档案工作现代化等方面入手，对双轨制及“一键归档”概念、实现难点、实现途径方面进行探究，以抛砖引玉，为归档工作开展带来有益思考。

　　【关键词】：双轨制 诉讼档案 一键归档

　　新形势下，人民群众多元司法需求，法院内部智能化辅助应用迫切需要，以及纸质档案库房持续“涨库”的现实挑战，对诉讼活动电子化提出了新课题。

　　一、双轨制及“一键归档”概念解析

　　电子材料和纸质材料的载体差异，导致存贮、使用信息的方式带有根本区别。诉讼材料具有承载争议焦点的天然属性，加之受到现有条件限制，电子诉讼材料并不能完全取代纸质诉讼材料，一定时间内两者将处于并存状态。本文所述双轨制是指电子文件与纸质文件按照各自轨道流转并同步传送到归档环节归档的运行机制。

　　电子卷宗和电子档案是同一体的不同阶段，归档工作是两者之间的结合点。“一键归档”是指通过一键操作将电子卷宗按照归档要求自动归档，纸质卷宗同步归档。本文尝试从实践角度出发，梳理双轨制下如何实现“一键归档”。

　　二、双轨制下“一键归档”实现难点梳理

　　（一）使用差异难以完全消除。

　　审判实践中，纸质材料作为关键证据较为普遍，法官可直接组织质证，其完整性易于辨认、真实性明显、认可程度高，“白纸黑字”具有法律效力的历史源远流长。电子文件的真实性、有效性辨认则较为复杂，如来源不明、不清晰的录音、录像等，在形成、使用、归档移交、保管等不同环节，形式和内容上易被篡改，确认其真实性需要通过包括载体认知、技术运行等技术条件才能完成。

　　（二）同步转化难以精准。

　　笔者在一次座谈中了解到，某案件承办法官查阅电子卷宗时，案涉争议金额数目存有疑点。法官后来借阅纸质卷宗发现，作为关键证据之一的借条撕坏后通过背面粘贴进行复原，扫描人员未能注意并提醒这一现象，材料经扫描后仅凭肉眼很难发现借条撕毁的事实。又如不规则物证、大篇幅材料、照片、图片或者其他电子文件的打印件、复印件、扫描件等，100%还原度的电子化处理难以实现；再如，部分电子文本能以纸质文件形式展现，但音视频等特殊类型电子文件不能彻底还原成纸质文件输出，电子信息的核心元数据带有各种特有信息，包括具体的时间、格式、流程修订记录等，在以纸质介质输出时无法得到表达和保存；还有，案件办理过程中直接寄送给办案人员或者当庭提交的证据材料，及时转化具有一定困难，影响归档时纸质卷宗和电子卷宗的同步。

　　（三）现有资源局限性。

　　笔者在与审判辅助中心扫描、编目的工作人员走访中了解到，卷宗的扫描、编目、转档受硬件配置（如扫描仪、装订机等）、业务系统（如电子卷宗系统、材料收发系统、电子档案系统等）、保障人员（如扫描、编目人员的熟练程度、细心程度等）影响较大,网络系统的可靠性与稳定性会对卷宗转化造成波动。在编目和归档过程中，纸质卷宗和电子卷宗目录、内容的一致性，归档前后卷宗的一致性等，不能通过系统完成全部智能审查验证，仍然需要大量人工辅助完成。还有就是档案系统与业务系统在数据属性、编目、格式等方面存在部分差异（如电子卷和影像卷）,在电子卷宗的生成环节，档案管理人员存在缺位，数据对接对在线归档不利[1]。

　　三、双轨制下实现“一键归档”途径研究

　　确保电子卷宗转化的电子诉讼档案来源可靠、程序规范、要素合规，不仅要抓好归档环节关键工作，还要做好电子卷宗材料全流程采集、整理以及纸质材料管理基础工作。

　　（一）着眼长远，强化全局性顶层设计。

　　双轨制运转不仅涉及纸质材料电子化，还包括电子文件接收、转化，以及电子卷宗、纸质卷宗、数字化副本的流转，需要从全流程的角度，统筹规划各方面、各层次、各要素。1.建立长效机制。卷宗质量提高是一个摸索和不断提高的过程，需要在技术、流程上持续优化，要在对自身状况进行认真分析后进行长远设计。2.摸清资源底数，对标拟用资源进行基础评估，通过评估明确建设目标、阶段内容，作为基础配备依据。3.设计关于评估的关键指标（如扫描率、已扫描案件编目率、扫描质量、编目质量等），建立评估周期等机制，完善评估方法。4.重视数据标准化建设，做好卷宗数据存储、生成、集成、共享、挖掘等工作，通过数据辅助决策，提高管理的精准化。

　　（二）统一标准，建立全流程制度体系。

　　制度体系建设是案件归档工作标准化、规范化的基础。1.要加强组织领导，建立符合实际的组织协调机制。要以实际办案需求为出发点，按照规范，借鉴经验，制定严格的电子卷宗制作标准和纸质卷宗制作标准。2.围绕电子材料和纸质材料全流程管理，健全双轨流转、管理制度，打通流转过程尤其是归档环节的堵点、难点。重点对扫描、编目、数据挂接等环节出台相应规范，明确职责清单。3.健全保障制度，提供标准化、伴随式服务，做好技术支持。加强诉讼材料电子化处理工作现场管理，制定严格的工作制度保密管理规定，加强手机等电子设备集中管理等相关措施。4.建立随机抽查、定期考核、工作通报制度，根据工作反馈情况，及时出台相关规范性文件等具体的工作指引。

　　（三）无缝对接，完善全融合系统资源。

　　电子卷宗系统应具备材料接收、智能编目、全程流转、电子签名、安全认证等功能，支持在电子诉讼文件形成和流转过程数据采集、电子签名图形化转化、生成归档数据并按照程序要求向电子档案管理系统归档。

　　电子档案管理系统应为独立的系统，能够提供归档接口程序，实现在线移交归档等功能。归档接口能够通过信息包方式实现数据交换，以在电子卷宗系统设计推送接口或者在电子档案管理系统设计捕获接口的形式，实现归档文件自动转换、归档目录智能挂接、归档文件标注核对、归档目录自由选择，提供案件电子卷转档案卷、档案卷整理功能，实现让办案部门“一键归档”、档案管理部门核查后“一键接收”的一体流程[2]。

　　（四）理顺流程，规范全链条运行机制。

　　双轨制下，传统材料、数字化副本、电子材料的相互转化、交叉使用、同步流转，需要部门间、岗位间分工协作，高度配合，可以通过倒排工序理清工作流程。

　　1.制定包括发起归档申请、系统自动排序、电子卷宗质检、纸质卷宗整理、一键转档、纸质卷宗移交、一致性审查、接收入卷、办理归档手续完成归档等工作的归档流程图；2.明确归档阶段电子卷宗一键转档、纸质卷宗同步归档等工作流程。细化工作分工，做好归档衔接工作，加强纸质卷宗和电子卷宗一致性审查。3.明确数据前端采集流程，包括卷宗接收、卷宗核查、卷宗扫描、卷宗挂接、移交装订工作流程，明确接收卷宗、纸质核对、材料补充、编写页码、目录打印工作流程，明确包括材料推送、任务接收、系统编目、手动修正、人工质检、移送入卷等工作流程。

　　（五）统筹兼顾，做好全方位综合保障。

　　需要配备必要的扫描、编目、装订等工序所需软硬件设备，配置智能文件柜等储存设施。在工作区域配备监控设备以及手机集中存放设施，保证审判信息安全。物资采购、项目招标过程中，需要按照程序要求履行项目立项、招标、合同签订、资金支付工作，保证程序规范。技术保障人员要超前谋划、主动对接办案人员实际使用情况，有针对性开展工作培训，解答疑难问题，做好技术支持。从目前应用情况来看，在系统对接、编目准确率、转档匹配度方面还有不小提升空间，仍然需要技术人员不断发力，强化探索创新，提高归档工作效率。

　　（六）全面防御，确保全要素信息安全。

　　电子卷宗流转、使用以及纸质材料电子化过程中，保密工作面临较大安全压力，需要制定严密的安全防护措施。此外还要强化信息安全配套设施，同步规划、建设、运行主动防御体系，加强关键信息保护，提升分级保护能力，保证实体安全和信息安全，在数据形成、流转等环节严格把关。使用适当方式制作归档原件，确认信息内容的原始性。

　　[1].张军帅，张圣敏.刍议企业电子文件单轨制归档管理.现代办公.2020(5)

　　[2].关于推进人民法院案件归档方式改革的意见（征求意见稿）最高人民法院办公厅

　　责任编辑：晓莉