浙江玉环法院：实现电子档案为主、纸质档案为辅，有效缓解库房存放压力

　　2021年，在新档案法实施背景下，浙江省玉环市人民法院作为浙江国家示范数字化档案室探索试点单位，结合档案改革工作经验，采取“分步走”的方式稳步推进改革试点工作。该院坚持以电子卷宗归档的基本原则，探索案件单轨制归档、行政文书在线一键归档等功能，实现民事、刑事、行政、执行全类型案件电子档案归档模式全覆盖，并在全国率先实现行政文书在线归档，进一步拓展纸质档案精简归档适用范围。2021年全年，玉环法院已实现电子档案为主、纸质档案为辅，改革案件40585件，其中行政文书(OA办公文书)1090件，案件精简程度达80%以上，有效缓解了库房存放压力。

　　建章立制 权责明晰 落地见效

　　组建专业团队，统筹落实责任。玉环法院第一时间成立全域数字法院改革领导小组，牢记“真正的系统研发者是法官”，成立6个以员额法官牵头的数字化专班，形成“人人都是智能化设计师”的良好局面。打破沟通壁垒，组建工作群，畅通档案室、审管办、各业务庭室之间及档案员、法官、书记员之间的交流渠道，档案员可在线实时解答书记员归档方面的问题，并发布归档过程中的常见问题、解决方案及最新工作要求等。同时，根据各个庭室归档的不同需求和出现的各类问题，档案室与审管办及时改进，不断提高系统与人的适配度。

　　抓好顶层设计，明确改革目标。该院先后修订《电子卷宗随案同步生成实施细则》《电子档案管理暂行规定》，制定各类案件必要归档和个性归档的电子卷宗目录名称，在满足电子卷宗业务流转顺畅的前提下严格要求电子卷宗采集的质量标准，确保电子卷宗符合电子档案的质量要求。同时，明确了审判、执行单轨制归档适用范围，优先对审判阶段调解、撤诉案件、使用政法一体化办案平台流转的刑事简案开展单轨制归档模式改革，全面取消此类型案件纸质归档。同时，在浙江省高级人民法院的统一部署下，全业务档案均统一存入全省统一的“政法云”，并实现多套备份，充分保障了电子档案的安全性。

　　开展广泛调研，优化系统改造。玉环法院组建档案工作专项调研小组，结合前期试点工作经验及浙江法院无纸化办案工作模式经历的多个阶段为基础，形成专题调研文章，为同步推进数字化改革理论制度成果探索奠定基础。同时，依照国家档案馆下发的《数字档案室建设评价指标》，梳理形成档案系统升级改造需求清单，以引入区块链存证、档案系统OCR文字识别、元数据可视化、四性（档案的原始性、完整性、可用性、安全性）自校验检测等功能应用为基础，完善数字档案管理工作模式，实现业务、文书档案国家标准化改造。

　　部门协同 各类案件电子归档

　　刑事案件归档方面，玉环法院依托政法一体化办案体系，与公安、检察等单位积极开展审判辅助事务多元智能协作探索。该院研发“审签通”设备，借力政法一体化办案平台实现羁押被告人文书在线送达，打通刑事文书送达最后一公里，实现刑事案件全量文书源头数字化，进一步减少纸质材料产生。

　　归档时，书记员只需输入归档案件的案号，程序会自动将审判阶段生成并必须入卷的全部程序性文书及检察院签章电子文书自动归目，并将电子卷宗直接转化成电子档案，同时导入的公安电子卷宗直接转化成公安档案卷。无需编页、不打封皮，点几下鼠标电子卷宗就轻松归档成功，再也不用将纸质卷宗用小推车运到档案室归档了。

　　以刑事案件电子归档为抓手，推动民事、行政、执行等各类案件电子归档模式全覆盖。玉环法院利用府院联席会议等平台，与各行政单位探索行政非诉审查案件100%网上立案模式，加快推进行政案件卷宗源头数字化工作。积极探索执行案件单轨制归档方式改革，将审判多案合并装订归档等工作模式运用到执行案件中，实现全类型案件纸质档案归档方式改革。

　　深挖潜能 行政文书在线归档

　　除了各类审判、执行文书，法院的行政文书数量也与日俱增。在纸质文书时代，文书管理员要先将文书进行分类、登记，根据领导拟办意见在各相关人员之间传阅文书，最后打包归档交到档案室。有时，由于传阅人数众多，一份文书可能要花上一周时间才能归档，效率较为低下。2019年10月，浙江高院开始运行OA办公系统，实现了非密件的在线传阅、办理、审批，但归档功能的缺失导致文件积压在办公系统中，无法到达档案系统。为此，玉环法院在全国率先开展行政文书在线归档试点工作，实现非诉讼文书在线归档功能，迈出无纸化办公档案改革的第一步。

　　打通堵点，实现在线一键归档。在浙江高院、台州中院支持下，玉环法院研发OA办公系统在线归档模块功能，与档案系统实现互联互通，取消传统行政文书纸质归档，指定行政文书管理员统一管理，使用在线归档功能将OA文书及审批流程单在线归入档案系统。取消纸质文书打印归档等操作模式，打造非诉讼文书电子档案单轨制归档新模式。

　　全面留痕，具备节点存储功能。为全面还原行政文书签发、流转、审批、修订过程，OA办公系统自动留存签批过程性文书，实现多节点文书存储功能，并在在线归档功能模块中实现原文档、版式文档、过程修订文档等多份文档在线流转，保障行政文书归档四性要求。

　　精简归档，不同类型分类管理。贯彻“电子原件单套归档、纸质原件双套归档、多重备份确保安全”的改革思路，玉环法院坚持OA文书单轨制线上归档；涉密文书依据保密年限纸质分类管理、涉密电脑单独存储；行政公文交互系统流转的文书以来文单位为点实行多套存储，完善行政文书归档模式，确保重要、涉密文书安全。

　　下阶段，玉环法院将深化提炼试点工作经验，加快推进全省档案系统国家标准化改造工作，更加突出电子档案服务审执职能和便民利民功能，充分保障电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，实现办案、办公全流程无纸化。

　　责任编辑：广汉