创新智慧档案建设，推动公证行业发展

　　从“互联网 ”到“智能 ”，数字改变生活，档案的影响力深入社会经济各个领域，发挥的作用越来越大。随着人工智能应用与发展，“数字化社会”时代的已经来临，为发展公证行业档案数字化，发现档案管理新思路、新办法，目前公证档案行业已经不能沿袭过去的思维和方法来进行认知并管理，“智慧档案”的建设势在必行。本文就公证档案行业现状和建设智慧档案的创新办法作出实际研究探索。

　　一、公证档案行业现状

　　随着经济社会的不断发展，人民需求的不断提高，我国的公证档案行业也取得了长足的发展。目前，公证处历史档案存量基数大，新增档案数量亦呈较大增长趋势。公证行业档案主要模式是手工调档，查阅纸质卷宗，工作效率不高，档案的形成、管理、维护需要消耗大量的人力、物力、财力，且公证档案二次利用率极低，对内办证难以有效支撑，对外也不便开展文书查询，难以与有关部门形成信息交互，限制了公证行业能力跃升。因从传统档案馆和司法机关固有的缺点，促使公证档案行业加快转型升级的步伐。

　　二、智慧档案建设背景

　　为更好地促进现代公证档案信息化、数字化建设的发展，落实《“十四五”全国档案事业发展规划》文件精神，加强公证业务创新与协同发展，真正解决档案系统开发难、应用难、行业发展与需求不相适应等矛盾等现状，公证档案数字化研究围绕司法行业，结合司法制度和公证处实际，研究和探索公证档案相关合作政策、机制、模式、产品等实务，致力研究档案数字化、建设智慧档案。

　　三、建设智慧档案的意义

　　智慧档案的研究和建设能够提高工作效率，切实解决传统档案工作实际问题，同时促进创新业务的发展，为行业赋能，带来价值。

　　（一）制定合理销毁机制，减少历史档案管理的成本费用，提高公证人员工作效率。利用数字化技术，电脑系统自动鉴定出不同种类档案的保管期限，为档案资源总量做“减法”，形成短期保管期限公证档案的合理销毁机制，节约传统档案保存管理费用。

　　（二）基于国家《档案法》标准，进行数字化技术产品标准、服务标准、流程标准的制定。为“依法制档”提供有效的制度规范保障体系。对于公证行业管理办法和行业对档案的需求，结合数字化技术产品和服务，逐步研究并统一行业数字化公证标准。

　　（三）优化流程，开展创新业务。提升公证档案取证、存证能力，提高公证档案二次利用率。推进公证业务与科技创新深度融合，建设公证档案数字化，促进线上知识产权保护业务发展，展示公证证据客观性特点。

　　（四）利用公证特点和服务相融合，为档案数字化后提供法律效应。开发档案信息资源，由被动等待转为主动服务，从对档案单纯的保管和利用向信息采集、管理和服务职能转变，为社会提供高效、优质的服务。并以实施新修订的档案法为契机，健全公证档案数字化操作规范、技术标准、安全保密制度等配套政策法规体系，让公证档案数字化工作有法可依、有章可循。

　　（五）加快档案资源数字转型。深化“存量档案数字化、增量档案电子化”，促进各类电子文件应归尽归，电子档案应收尽收；运用现代科技手段，创新服务渠道和途径，推广线上查档服务，解决公证流程繁琐、处理效率低等行业痛点，落实关于“让数据多跑路，群众少跑腿”基本要求，加快传统公证员办理公证的效率以满足社会需求，亦可节省人工成本；强化人民群众法治思维，做实档案保护和管理工作，认真实施档案法，进一步梳理完善档案接收、解密、开放等规则流程和制度体系。

　　四、建设智慧档案中的技术应用

　　“翼档”档案信息化管理系统为公证、法律、仲裁等企事业单位提供语言和档案信息化管理服务，提供从档案接收、整理、编码、档案数字化、数据采集、数据图谱、数据应用、装订、归档、入馆寄存，建立“一键归档、一网通查、一屏掌控”的一体化数字档案智慧服务平台，并以客户需求为导向，发展档案管理、文件扫描、数据安全等多模块业务。通过开展档案数字化建设，提取价值数据、形成有效数据库，能够大大提高人员工作效率、节约保管费用，易杰智科技现已签约多家公证处，为其提供高质量档案数字化产品、档案数字化服务。

　　（一）翼档管理系统

　　“翼档”档案管理系统是建立在实体扫描设备和档案信息化系统基础上的文件信息一体化管理系统。从档案接收、档案整理、档案保存、档案利用、档案统计、系统管理的全流程出发，将传统纸质档案数字化，再通过文件上传和拷贝的方式让已有的数字化文档归集，实现电子档案的高速检索和细致权限管理。“翼档”档案管理系统为司法公证行业实现档案数字化提供一系列功能服务和智能化服务，能够有效提高电子档案管理科学化、规范化、系统化水平，确保电子档案真实、完整、可用与安全，同时也能帮助合作单位提升工作质量、降低资源浪费，满足国家信息化发展要求。

　　（二）“翼档”档案管理系统特色功能

　　1、档案采集

　　“翼档”档案管理系统涵盖了全系列扫描仪和图像处理软件，将纸质档案转化为电子档案，自动存入系统，实现纸质档案转化为电子件迅速归档。电子化录入适应现代化办公需要，有效规避实体档案丢失或损坏风险，同时提升管理效率。

　　（文件采集）

　　2、档案借阅

　　档案借阅是档案管理工作中最重要的环节，必须依据严格的借阅制度办理借阅手续。智能化、标准化、可视化的借阅流程使得档案信息保护常态化，严密的权限划分体系和管理审批制度能够有效保障档案安全。

　　审批通过后用户方可借阅档案，并且系统会详细记录借阅情况，包括借阅人、审批人、借阅时间、档案内容、借阅原因、归还日期等信息，保证档案不被随意借出任意使用。

　　（档案借阅）

　　3、OCR智能标签

　　实现档案快速查询是进行档案管理的目的之一。“翼档”档案管理系统能够对已有文件的内容、类型以及关键字信息进行人工智能检索，将同类文件打上智能标签进行归纳整理，用户可点击标签查看所有同等类型内容的文件，便于管理和查找。OCR+AI快速实现文档的全文搜索，知识图谱构建关系网络，客户可根据需求自主利用。

　　智能标签具备学习功能、分析功能、记忆功能、判断功能、比对分析，通过大数据比对，无监督学习自动对文档进行聚类，总结出标签。“翼档”智能标签应用的场景非常广泛，例如项目合同、案件信息、员工离职等，对于企事业单位的文件管理效率有着极大的帮助。

　　（OCR智能标签）

　　4、知识图谱

　　在图书情报界称为知识域可视化或知识领域映射地图，是显示知识发展进程与结构关系的一系列各种不同的图形，用可视化技术描述知识资源及其载体，挖掘、分析、构建、绘制和显示知识及它们之间的相互联系。用户使用“翼档”系统搜索A的时候，与A相关的A1、A2都会被检索出来，引入了知识图谱后，搜索引擎就会明白A和A1、A2的实际关系，并且能把A的详细关系表给反映出来，也就是用户画像。

　　（知识图谱）

　　（三）一站式档案全生命周期服务方案

　　“翼档”团队本着“让档案创造价值”的服务宗旨，在档案管理领域持续深入地学习研究，考虑到客户在档案管理方面人员和软硬件设施的需求，为客户提供文件整理、分类、编页、装订、归档、入馆寄存、档案调阅的全流程服务。同时，为了满足客户档案信息化需求，增加档案数字化、数据采集、数据图谱、数据应用、线上调阅模块，为客户提供一站式档案全生命周期服务。

　　1、实体档案的存储与管理

　　配备专业的档案管理人员对搜集来的档案文件细致整理，提升档案质量；将档案按年度、保管期限、业务类型等进行分类，认证细致地编写档案目录和页号，保证完整性和正确性，方便后续查找调阅；装订工作严格按照要求进行，检查是否有漏页、重页和倒页，对残破页进行修补，确保最终装订结实牢固；将整理装订好的实体档案移交至档案场馆内集中存储管理，同时配备专业的档案管理人员和库房监控系统，调阅档案的人员需持相关证件并认真填写借阅单，在完善的档案管理调阅制度和便利的档案密集架设备加持下，保证安全性的同时也展现高效率的工作模式。

　　2、档案大数据服务

　　使用专业的扫描设备将纸质档案数字化，方便存档归集。在文件存储和管理方面，依靠OCR智能标签、AI算法等技术实现电子档案的高速全文内容检索，解决数字化公证利用率低的问题；在后期的数据开发方面，经过系统进行大数据采集、处理、知识转化，形成数据图谱，公证处可直接调取专项关键信息，如人物关系、固定资产、是否有犯罪纪录等；在信息安全方面，公钥与私钥相结合，数据加密，权限细分，有效提高数据安全性。

　　（四）服务理念

　　1、坚持以人为本的核心服务观

　　在智慧档案服务中，始终坚持“以人为本”的服务观念，由传统机械式服务向研究型与专业型服务转变，体现人性化和智慧化理念。便民利民，满足人民群众对档案利用的需求。

　　2、坚持持续创新的发展服务观。

　　借助新技术，实现智慧档案服务模式的优化升级与创新发展。打破传统服务的封闭性，研究可持续发展服务，注重公众化和产业化，将档案服务更加广泛延伸，将档案文化赋予商业价值。

　　五、结语

　　基于大数据时代背景下，政法部门应重视智慧档案管理工作。为适应信息化的趋势和要求，顺应公证档案工作发展方向，优化档案数字化流程，坚持多元化发展，公证档案数字化研究中心将为行业发展赋能，让档案有更多层面、更有意义、有价值的为整个社会提供服务，推动档案事业高质量发展，新时代社会主义法治建设也必将再上新台阶。

　　责任编辑：广汉